Kişisel Veri İmha Politikası

Veri sorumlusu olarak, Assoc. Prof. Dr. Güncel Öztürk’ün özel muayenehanesi, başta Anayasa, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak hazırlanan bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası kapsamında kişisel verilerinizi genel ilkelere ve düzenlemelere uygun şekilde saklar ve imha eder.

Bu Politika ile Muayenehane, KVKK kapsamında kişisel veri işleme faaliyetleri çerçevesinde gerçek kişilere ait verilerin saklanması ve imhasına ilişkin genel ilke ve prosedürleri belirlemeyi ve mevzuatın öngördüğü yükümlülükleri yerine getirmeyi amaçlamaktadır.

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan onay,

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi,

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi,

İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak saklanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu kişi veya birim hariç olmak üzere, veri sorumlusu organizasyonu içinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler,

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi,

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi (örneğin ad-soyad, T.C. kimlik numarası, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka hesap numarası),

İlgili Kişi: Kişisel verileri işlenen gerçek kişi,

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, saklanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem,

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri ile biyometrik ve genetik veriler,

Periyodik İmha: Kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, bu Politikada belirtilen aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi,

POLİTİKA KAPSAMINDA DÜZENLENEN KAYIT ORTAMLARI

KVKK kapsamında yürütülen tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini kapsar. Ayrıca Politika kapsamında yer alan dokümanlar hem fiziki hem de dijital kopyaları içerir.

KVKK kapsamında tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel veriler aşağıda belirtilen ortamlarda saklanır:

Muayenehane bilgisayarları, e-posta hesapları, masaüstü bilgisayarlar, çalışan cihazları (ör. cep telefonları), yedekleme alanları, kâğıt dosyalar, klasörler, ziyaretçi defteri, CD, DVD, USB, sabit diskler, yazıcılar, fotokopi makineleri vb.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

Kişisel veri işleme faaliyetlerinde aşağıdaki ilkeler esas alınır:

• Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olma, • Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel tutulmasını sağlama, • Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme, • İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, • İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilme.

Muayenehanemiz, kişisel verileri KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlara dayanarak ve kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda saklar ve kullanır; bu şartların tamamının ortadan kalkması halinde kişisel verileri re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine imha eder:

İlgili Kişinin Açık Rızasının Bulunması: Kişisel verilerin işlenmesinin ilk şartı ilgili kişinin açık rızasıdır.

Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi: Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde hukuka uygun olarak işlenebilir.

Fiili İmkânsızlık Nedeniyle Rıza Alınamaması: Kişinin rızasını açıklayamayacak durumda olması halinde veya rızanın geçerli olmadığı durumlarda, kişinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise kişisel veriler işlenebilir.

Sözleşmenin Kurulması veya İfası ile Doğrudan İlgili Olması: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması şartıyla taraflara ait kişisel verilerin işlenmesi zorunlu ise işlenebilir.

Hukuki Yükümlülük: Şirketimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için veri işlenmesi zorunlu ise işlenebilir.

İlgili Kişinin Veriyi Alenleştirmiş Olması: Kişisel verilerin ilgili kişi tarafından alenileştirilmiş olması halinde işlenebilir.

Bir Hakkın Kurulması veya Korunması İçin Zorunlu Olması: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlenmesi zorunlu ise işlenebilir.

Meşru Menfaat: İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlenmesi zorunlu ise işlenebilir.

KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VEYA ANONİM HALE GETİRİLMESİ

Kişisel veriler, ilgili kişinin talebi üzerine veya ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi ya da yürürlükten kalkması, işleme veya saklama amacının ortadan kalkması, yalnızca açık rızaya dayalı işleme durumlarında rızanın geri alınması, azami saklama süresinin dolması ve daha uzun süre saklamayı gerektiren bir durumun bulunmaması halinde şirket tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından aksi kararlaştırılmadıkça şirketimiz, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetlerini dikkate alarak uygun yöntemi seçer. Talep edilmesi halinde seçilen yönteme ilişkin gerekçe ilgili kişiye açıklanır. Bu süreçlerde gerekli teknik ve idari tedbirler alınır.

ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

KVKK’nın 12. maddesi ve Yönetmelik hükümleri doğrultusunda, yukarıda belirtilen genel ilkeler, bu Politika ve Kurul kararları çerçevesinde aşağıdaki konularda gerekli teknik ve idari tedbirler alınır:

• Gerekli yazılım ve donanımlar belirlenmiştir. Bilgisayar ve e-posta hesaplarında güçlü şifreler kullanılmaktadır.
• Hasta bilgilerinin korunmasına yönelik gerekli hususlar personele eğitimlerle aktarılmış, sorumluluklar iş sözleşmeleri (Gizlilik Sözleşmeleri) ile yazılı hale getirilmiştir. Bu yükümlülük görevden ayrıldıktan sonra da devam eder.
• Tüm verilerin yedeklenmesi için gerekli altyapı oluşturulmuştur.
• Bilgisayarlardan verilere erişebilecek çalışanlar belirlenmiştir.
• Hasta dosya ve bilgileri yalnızca ilgili kişilere, yazılı onay verdikleri yakınlarına, mevzuat çerçevesinde kamu kurum ve kuruluşlarına ve yargı mercilerine sunulmaktadır.
• Kişisel veri işlenmeden önce ilgili kişilerin aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilir.
• Kişisel veri envanteri hazırlanmıştır.

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Muayenehanemiz, kişisel verileri yalnızca ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca veya işleme amacı için gerekli olduğu süre boyunca saklar ve imha eder.

İlgili kişi şirketimize başvurarak kişisel verilerinin imhasını talep ettiğinde:

Kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa: Muayenehane talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır, ilgili kişiyi bilgilendirir ve veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa ilgili üçüncü kişiyi de bilgilendirerek gerekli işlemlerin yapılmasını sağlar.

Kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa: Muayenehane gerekçesini açıklayarak talebi reddedebilir ve ilgili kişiye yazılı veya elektronik ortamda en geç otuz gün içinde bildirir.

PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Kişisel veriler, imha yükümlülüğünün doğduğu tarihi takip eden ilk periyodik imha döneminde imha edilir. Bu kapsamda imha yükümlülüğü doğduğunda 6 aylık periyotlarla imha işlemi gerçekleştirilir.